Le processus d’installation d’un gestionnaire électronique de données dans une PME
Les logiciels de gestion électronique de données nécessitent un bon usage et une bonne connaissance de l’outil utilisé.
- Évaluer les besoins des PME : Avant de mettre en place un système de gestion de documents électroniques, les PME doivent évaluer leurs besoins et leurs exigences en matière de stockage, de gestion et d’accès aux documents. Il faut savoir s’il y aura beaucoup de dossiers électroniques, de partage ou de recherches.
- Impliquer les employés : Les PME doivent impliquer les employés dans la mise en place du système de gestion de documents électroniques et les former à son utilisation. Les employés doivent comprendre l’importance de la gestion électronique de documents et les avantages qu’elle peut apporter à l’entreprise.
- Définir une politique de sécurité : Les PME doivent définir une politique de sécurité qui inclut les autorisations d’accès, la protection des données sensibles et la mise en place de mesures de sécurité telles que des mots de passe forts et des connexions sécurisées.
- Organiser les documents : Les PME doivent organiser les documents dans une structure logique pour faciliter la recherche et la récupération des documents. La création de dossiers et de catégories peut aider à organiser les documents de manière efficace.
- Mettre en place des processus de travail : Les PME doivent mettre en place des formations pour leurs employés. Ces derniers doivent alors respecter le processus de gestion de données.
- Assurer la sécurité des données : Les PME doivent mettre en place des procédures de sauvegarde et de récupération des données pour éviter la perte de données en cas de défaillance du système ou d’incident de sécurité.
Les différentes pratiques de la gestion électronique de documents
La gestion électronique de données permet de mettre en place des pratiques environnementales au sein de votre PME. Il faut en moyenne 10 litres d’eau pour produire une feuille de papier. Avec la gestion électronique de données, votre PME réduit son empreinte carbone et augmente sa productivité. Une telle démarche peut sensibiliser les employés à la cause environnementale. Chez RT Conseils, nous vous proposons des solutions pour réduire vos coûts énergétiques. La gestion électronique des documents réduit les déchets papiers.
La gestion électronique de données permet également de mettre en place la pratique du télétravail, qui devient de plus en plus commune. Il est possible de rester connecté depuis n’importe quel endroit et d’accéder à tous les documents nécessaires à votre travail. Les différentes pratiques de la gestion électronique des données permettent à votre PME de rester connectée, souple et évolutive. La digitalisation d’une TPE est une réelle stratégie pour l’entreprise. Vos documents sont protégés contre les vols, pertes et cyber attaques.