Qu’est-ce que la gestion électronique de documents ? 

La gestion électronique de documents, ou GED, est une est un système informatisé qui permet de gérer, stocker, organiser et récupérer des documents électroniques de manière centralisée et sécurisée. Contrairement aux documents papier qui doivent être stockés physiquement, les documents électroniques peuvent être stockés sur des serveurs ou dans le cloud et accessibles via des ordinateurs ou d’autres appareils électroniques.

La gestion électronique de documents peut être utilisée pour stocker une variété de documents électroniques tels que des fichiers texte, des images, des vidéos, des feuilles de calcul, des emails, des présentations, des contrats et des factures. Ces documents peuvent être facilement retrouvés et partagés entre les utilisateurs autorisés.

La numérisation de documents papier est possible grâce à la gestion électronique de documents. Ces derniers peuvent ensuite être stockés dans le système sous forme électronique. Cela permet aux entreprises de réduire leur consommation de papier et de rendre leurs processus plus efficaces.

RT Conseils vous propose des solutions pour numériser tous vos documents. Les scanners dernières générations permettent de ne pas perdre en qualité. Pour surfer sur l’air du temps, appeler RT Conseils. 

Quels sont les avantages de la gestion électronique de documents ? 

La gestion électronique de documents ou GED peut aider les entreprises à améliorer leur productivité de plusieurs manières:

• Réduction du temps de recherche de documents: avec la gestion électronique de documents, tous les documents sont stockés dans un emplacement centralisé et peuvent être facilement recherchés à l’aide de mots-clés. Cela réduit considérablement le temps de recherche de documents, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus productives.

• Amélioration de la collaboration: la gestion électronique de documents permet aux employés de travailler sur les mêmes documents simultanément et de les partager facilement avec des collègues, des clients ou des partenaires commerciaux. Cela améliore la collaboration et permet aux équipes de travailler plus efficacement ensemble.

• Automatisation des processus: la gestion électronique de documents peut automatiser les processus mis en place dans l’entreprise, tels que la gestion des contrats, la facturation et la gestion des ressources humaines. Cela réduit les erreurs humaines, accélère les processus et améliore la productivité.

• Sécurité des données: la gestion électronique de documents permet de sécuriser des documents sensibles en limitant l’accès à ceux-ci et en les sauvegardant de manière sécurisée. Cela garantit que les informations sont protégées et contribue à éviter les pertes de données potentiellement coûteuses.
• Espace de stockage réduit :  la gestion électronique de documents permet de stocker de grandes quantités de documents électroniques sur des serveurs, ce qui réduit considérablement l’espace de stockage physique nécessaire pour les documents papier.

Comment utiliser la gestion électronique de documents ? 

Que vous soyez chez vous, en entreprise ou en déplacements, tous vos documents sont accessibles depuis un logiciel. Procédez de la manière suivante : scannez et numérisez vos factures, vos images ou autres documents textuels. RT Conseils propose des systèmes multifonctions pour gagner du temps et de l’énergie. 

Organisez ensuite vos documents. Cette organisation doit être logique, en utilisant des dossiers, des catégories ou encore des tags. Cela permet de faciliter les recherches et de trier les documents par types ou domaines. Une fois votre logiciel organisé, les accès sont permis pour chaque typologie de documents. 

Il faut définir des niveaux d’accès en fonction des responsabilités des personnes concernées. Une fois cette étape réalisée, vous pouvez gérer l’accès de dossiers confidentiels. C’est une garantie pour que l’ensemble de vos documents soient protégés. 

Avec la gestion électronique de documents, une nouvelle forme de travail s’installe. La signature électronique peut se mettre en place, le processus d’archivage et de classement est basculé sur le logiciel de gestion. 

Les logiciels de gestion électronique de données nécessitent un bon usage et une bonne connaissance de l’outil utilisé.

• Évaluer les besoins des PME : Avant de mettre en place un système de gestion de documents électroniques, les PME doivent évaluer leurs besoins et leurs exigences en matière de stockage, de gestion et d’accès aux documents. Il faut savoir s’il y aura beaucoup de dossiers électroniques, de partage ou de recherches. 
• Impliquer les employés : Les PME doivent impliquer les employés dans la mise en place du système de gestion de documents électroniques et les former à son utilisation. Les employés doivent comprendre l’importance de la gestion électronique de documents et les avantages qu’elle peut apporter à l’entreprise.
• Définir une politique de sécurité : Les PME doivent définir une politique de sécurité qui inclut les autorisations d’accès, la protection des données sensibles et la mise en place de mesures de sécurité telles que des mots de passe forts et des connexions sécurisées.
• Organiser les documents : Les PME doivent organiser les documents dans une structure logique pour faciliter la recherche et la récupération des documents. La création de dossiers et de catégories peut aider à organiser les documents de manière efficace.
• Mettre en place des processus de travail : Les PME doivent mettre en place des formations pour leurs employés. Ces derniers doivent alors respecter le processus de gestion de données. 
• Assurer la sécurité des données : Les PME doivent mettre en place des procédures de sauvegarde et de récupération des données pour éviter la perte de données en cas de défaillance du système ou d’incident de sécurité.

Les différentes pratiques de la gestion électronique de documents

La gestion électronique de données permet de mettre en place des pratiques environnementales au sein de votre PME. Il faut en moyenne 10 litres d’eau pour produire une feuille de papier. Avec la gestion électronique de données, votre PME réduit son empreinte carbone et augmente sa productivité. Une telle démarche peut sensibiliser les employés à la cause environnementale. Chez RT Conseils, nous vous proposons des solutions pour réduire vos coûts énergétiques. La gestion électronique des documents réduit les déchets papiers. 

La gestion électronique de données permet également de mettre en place la pratique du télétravail, qui devient de plus en plus commune. Il est possible de rester connecté depuis n’importe quel endroit et d’accéder à tous les documents nécessaires à votre travail. Les différentes pratiques de la gestion électronique des données permettent à votre PME de rester connectée, souple et évolutive. La digitalisation d’une TPE est une réelle stratégie pour l’entreprise. Vos documents sont protégés contre les vols, pertes et cyber attaques.